Jak zintegrować WooCommerce z inFakt – poradnik krok po kroku

Opublikowano: Zaktualizowano: Czas czytania: 5 minut

Integracja WooCommerce z inFakt umożliwia automatyczne wystawianie faktur VAT i proform bezpośrednio w panelu administracyjnym sklepu. To rozwiązanie oszczędza czas i ułatwia zarządzanie dokumentacją księgową. W tym poradniku przeprowadzę Cię przez wszystkie kroki konfiguracji, dzięki czemu będziesz mógł sprawnie zintegrować sklep z systemem fakturowym inFakt.

Krok 0: Zakup wtyczki

Niestety integracja wymaga zakupu wtyczki od firmy wpdesk. Koszt nie jest nadzwyczajnie duży jednak jest wymagany by połączyć sklep WooCommerce z Infaktem. Pocieszający jest fakt, że inne narzędzia fakturujące jeśli posiadają “bezpłatną integrację” to po prostu jest ona kiepska i tak warto korzystać z płatnej, zewnętrznej integracji.

Krok 1: Instalacja i konfiguracja wtyczki

Aby rozpocząć integrację, zainstaluj wtyczkę inFakt WooCommerce w panelu WordPressa:

  1. Zainstaluj i aktywuj wtyczkę inFakt WooCommerce. Przechodząc do zakładki wtyczki → dodaj nową i prześlij plik od WpDesk, a następnie aktywuj wtyczkę. Po aktywacji, w ustawieniach WooCommerce pojawi się nowa sekcja dedykowana tej integracji.
  2. Przejdź do zakładki WooCommerce → Ustawienia → Integracja → inFakt.
Zainstalowana w wordpressie wtyczka woocommerce infakt

Krok 2: Autoryzacja inFakt – generowanie klucza API

Integracja wymaga autoryzacji za pomocą klucza API:

  1. Zaloguj się do swojego konta inFakt (ten link zaprowadzi Cię do właściwej podstrony) i wygeneruj klucz API w ustawieniach. Możesz użyć dowolnego opisu, np. “WooCommerce”.
  2. Skopiuj wygenerowany klucz i wklej go w polu autoryzacji wtyczki inFakt w WooCommerce.

Prawidłowo wprowadzony klucz pozwoli na sprawdzenie statusu połączenia. Jeśli klucz jest poprawny, system wyświetli informację o aktywnym połączeniu.

Ustawienia autoryzacji połączenia woocommerce z infaktem

Krok 3: Ustawienia faktur

Wtyczka umożliwia wybór sposobu generowania faktur:

  • Ręczne generowanie – faktury wystawiasz samodzielnie.
  • Pytaj kupującego i nie wystawiaj automatycznie – klient decyduje, czy chce otrzymać fakturę.
  • Pytaj kupującego i wystawiaj automatycznie – faktura generowana jest automatycznie po potwierdzeniu przez klienta.
  • Automatycznie – faktura generowana jest dla każdego zamówienia.

Możesz również ustawić status zamówienia, przy którym faktury będą generowane automatycznie. Ta funkcja działa tylko w trybach “Pytaj kupującego i wystawiaj automatycznie” oraz “Automatycznie”.

Ustawienia faktur wystawianych przez woocommerce infakt

Krok 4: Wystawianie faktur

Aby prawidłowo wystawiać faktury, konieczne jest uzupełnienie następujących informacji:

  1. Podpis Sprzedawcy – podpis, który będzie widoczny na fakturze.
  2. Konto bankowe – jeżeli akceptujesz płatności przelewem, wybierz odpowiednie konto do wyświetlenia na fakturach.

Jeżeli prowadzisz działalność zwolnioną z VAT, dodaj odpowiednią podstawę prawną zwolnienia w konfiguracji wtyczki. Pamiętaj, aby najpierw wyłączyć podatki w ustawieniach WooCommerce.

Krok 5: Wysyłanie faktur

Domyślnie faktury nie są wysyłane automatycznie po ich wystawieniu. Możesz to zmienić:

  • Zaznacz opcję Automatycznie wysyłaj faktury po wystawieniu, aby faktury były wysyłane razem z potwierdzeniem mailowym.

Możesz także ustawić domyślny termin płatności, który zostanie dodany do każdej faktury. Czas ten liczy się od daty wygenerowania dokumentu.

Krok 6: Generowanie faktur proforma

Wtyczka umożliwia generowanie faktur proforma, zarówno ręcznie, jak i automatycznie:

  1. Wybierz status zamówienia, przy którym proforma będzie generowana automatycznie.
  2. Zaznacz opcję Automatycznie wysyłaj faktury proformy po wystawieniu, jeśli chcesz, aby dokumenty te były wysyłane bezpośrednio do klienta.
Dodatkowe ustawienia zwiazane z fakturami i ryczałtem

Krok 7: Obsługa ryczałtu

Jeśli jesteś ryczałtowcem, skonfiguruj wtyczkę do obsługi ryczałtu:

  1. Zaznacz checkbox Jestem ryczałtowcem.
  2. Określ atrybut produktu, który będzie definiował stawkę ryczałtu. Pamiętaj, aby użyć wyłącznie liczby, np. 20.

Jeśli stawka ryczałtu będzie niepoprawna, system inFakt wyświetli błąd 422. W takim przypadku przejdź do edycji produktu i popraw atrybuty.

Krok 8: Formularz zamówienia – dodanie pola NIP

Wtyczka modyfikuje formularz zamówienia, dodając pole NIP:

  • Obok nazwy firmy pojawi się dodatkowe pole dla numeru NIP.
  • Oba pola muszą być wypełnione, aby faktura była wystawiona na firmę. Jeśli pozostaną puste, faktura zostanie wystawiona na dane klienta.

Możesz również włączyć walidację numeru NIP oraz wymusić jego wypełnienie, co zapobiegnie złożeniu zamówienia bez prawidłowego numeru.

Krok 9: Zaawansowane ustawienia – GTU i tryb debugowania

Wtyczka oferuje możliwość przypisania kodów GTU do produktów:

  • Przejdź do edycji produktu i wybierz odpowiedni kod GTU.
  • Możesz również masowo dodać kod GTU do wszystkich produktów za pomocą odpowiedniego skryptu PHP (szczegóły w dokumentacji wtyczki WooCommerce Infakt).

Tryb debugowania pozwala na monitorowanie komunikatów błędów i sprawdzanie żądań API:

  1. Włącz debugowanie w WooCommerce → Ustawienia → Integracje → inFakt → Tryb debugowania.
  2. Zapisz zmiany, aby włączyć tryb.

Podsumowanie

Integracja WooCommerce z inFakt to świetne rozwiązanie, które automatyzuje proces fakturowania i usprawnia zarządzanie dokumentami. Wystawianie faktur bezpośrednio z poziomu WooCommerce oszczędza czas i pozwala skupić się na innych aspektach prowadzenia sklepu. Przemyśl dokładnie, jakie opcje konfiguracji najlepiej odpowiadają Twoim potrzebom, i dostosuj wtyczkę tak, aby w pełni wykorzystać jej potencjał.